Maakuntien tietojohtamisesta

Pääsin alkuvuodesta lukemaan ”Järjestäjän tietojohtaminen 21” -maakuntakierroksen loppuraporttia hieman etuajassa. Raportissa kuvataan SoteDigi:n ja Vimana:n 18 maakunnalle toteuttaman haastattelukierroksen tulokset. Kierroksen keskeisistä tuloksista julkaistiin #Tietokiri sivustolla uutinen otsikolla ”Tietojohtamisen maakuntakierros kartoitti maakuntien tietojohtamisen tilannetta”.

Loppuraportti on päivätty 19.1. ja toimitettu kaikille maakunnille. Raportin otsikko on ”Tietojohtaminen 21 – maakuntakierroksen loppuraportti” ja sen kirjoittajina toimivat Jaakko Pentti, Elina Välikangas, Kari Natunen, Peter Soinu, Sauli Tujunen. Kiitos tälle porukalle, että sain mahdollisuuden olla hieman mukana.

Tietojohtamisen tutkijalle raporttiin tutustuminen oli mielenkiintoista luettavaa, koska siinä kuvataan varsin yksityiskohtaisesti maakuntien tietojohtamisen valmistelun parissa työskentelevien ajatuksia tietojohtamisesta. Raportti määrittelee mitä tietojohtaminen maakuntatasolla käytännössä tarkoittaa ja tunnistaa tietojohtamisen kehittämisen kannalta keskeisiä kysymyksiä.

Kirjasin raporttia lukiessani omia huomioitani ja lopulta näistä merkinnöistä syntyi raportin yhteydessä jaettu kommenttidokumentti. Alla tekemiäni huomioita.

Kommentti ”Järjestäjän tietojohtaminen 21” -maakuntakierroksen loppuraportista

Haastattelujen ja raportin teemoittelu noudattelee strategisen tietojohtamisen kirjallisuuden linjoja. Tietojohtamisen ja organisaation tietotarpeiden tunnistamisen tulee lähteä liikkeelle tarkasteltavan organisaation tavoitteista ja (liiketoiminta)strategiasta. Tämän vuoksi on ensin tärkeää tarkastella ja tunnistaa maakuntavalmistelun nykytila ja ymmärtää, että monet tietojohtamisen valinnat ovat alisteisia maakuntien strategialle ja tavoiteasetannalle. Vaikka tämä tuntuu itsestään selvältä näin ei aina ole. Vallalla on vahva traditio, jossa tietojohtaminen on lähinnä tekninen harjoitus. Haastattelut etenivät maakunnan strategiasta ohjauskäytäntöihin ja edelleen tiedon tuottamisen kautta teknisiin kysymyksiin, joiden avulla varmistetaan datan saatavuus ja laatu (vrt. Kuva 1).

resepti

Kuva 1. Tiedolla johtamisen resepti (Laihonen ja Mäntylä, 2018 >>)

Raportista nousee selvästi esiin, että vallitsevassa tilanteessa maakuntien on vielä  vaikeata ottaa kantaa varsinaiseen tietojohtamisen strategiaan. Maakuntien tehtävät ovat selvillä, mutta niiden strategiseen ohjaukseen liittyy vielä avoimia kysymyksiä. Näyttääkin siltä, että monet maakunnat ovat olleet varovaisia strategian suunnittelussa. Tällöin on vaikeata määrittää myöskään tietojohtamisen tehtäviä tai pohtia tarkemmin sen organisointia. Oleelliseksi kysymykseksi tulee nousemaan myös se, miten tietojohtaminen integroituu osaksi organisaation hallintaa ja johtamista.

Maakuntien johdolla on tämän raportin ja myös muiden tietolähteiden perusteella varsin syvä huoli resurssien riittävyydestä. Olisikin tärkeää huolehtia siitä, ettei tietojohtamisen fokus huku tiedonhallinnan hallinnointiin vaan toimintaa ja kehittämistä ohjaa kirkas visio kansalaisen parhaaksi tehtävästä uudistustyötä (organisaation perustehtävä). Tästäkin syystä on tärkeää, että tietojohtaminen lähtee liikkeelle maakunnan strategisista kysymyksistä. Haastatteluissa käsitellyt palvelulupaukset tarjoavat hyvän lähtökohdan tietojohtamisen kehittämiselle. Niistä liikkeelle lähtien voidaan esittää kysymyksiä koskien tarvittavaa tietopohjaa. Millä tiedolla voidaan osoittaa lupausten täyttyminen ja tarkastella toiminnassa tapahtuvia muutoksia suhteessa asetettuihin tavoitteisiin?

Omana huomiona nostaisin esiin paitsi resurssien määrällisen riittävyyden myös laadulliset kysymykset (aineeton pääoma). Onko maakunnissa riittävää osaamista ja kyvykkyyttä käsillä olevien tietoon liittyvien kysymysten ratkaisemiseksi? Itse käymieni keskusteluiden valossa vaikuttaa siltä, että tällä saralla on haasteita. Osaamista ei tunnu olevan tarjolla myöskään ostopalveluna eikä sitä ole rekrytoitavissa työmarkkinoilta. Tämä lienee oleellinen kysymys pohdittaessa sitä, organisoidaanko maakuntien tietojohtamisen palveluita keskitetysti vai hajautetusti. Tämä problematiikka on yksi tietojohtamisen pitkäaikaisia keskusteluaiheita ja nostaa esiin myös tietojohtamisen kaksi eri puolta: raportointi ja päätöksenteon tukeminen (johon tämä raportti pääosin keskittyy) sekä osaamiset ja kyvykkyydet (tietoresurssit laajemmin) (vrt. Kuva 2). Tässä vaiheessa tietojohtamisen valmistelua olisi tärkeää miettiä missä ja kenen hallussa strategisesti tärkeä tieto ja osaaminen sijaitsevat.

Maakuntakontekstissa SoteDigin ja Vimanan tehtävänä ei ole huolehtia maakunnan tietoresursseista kuin rajatuilta osin. Omalta osaltaan esimerkiksi kysymykset koskien maakuntien odottamaa palvelutasoa ja osaamista liittyvät tähän keskusteluun. Näitä kysymyksiä on tässä vaiheessa vaikea ratkaista, mutta myöhemmin ne tulevat varmasti olemaan keskeisessä roolissa pohdittaessa roolijakoa maakuntien ja erilaisten palveluorganisaatioiden välillä. Mitä osaamista hankitaan ulkopuolelta (kootusti) ja miltä osin osaamiset on syytä pitää omassa organisaatiossa? Tietojohtamisen strategian ja hallintamallin kannalta nämä kysymykset ovat keskeisessä roolissa.

twoperspectives

Kuva 1. Tieto strategian tukena (Laihonen, Lönnqvist ja Metsälä, 2015 >>).

On hienoa havaita (muutenkin todennettua), että maakunnat tekevät paljon yhteistyötä valmistelussa ja tietotarpeiden tunnistamisessa ja määrittelyssä. Tätä työtä on tehty paljon myös isoissa kaupungeissa, kuntayhtymissä ja sairaanhoitopiireissä. Tässä voidaan jo havaita ”tietojohtamisen” pieniä voittoja etsittäessä valtakunnallisesti toimivia ratkaisuja ja hyötyjä.

Päätöksenteon vaiheiden tunnistamisen ja tuloksellisuuden mittaamisen parissa tehty työ sekä tietotarpeiden priorisointi ovat hyviä esimerkkejä valmisteluvaiheen luontaisista yhteistyön osa-alueista. Näiden osalta maakunnissa ollaan samalla sivulla ja keskeiseksi viestiksi nousee tietopohjan yhtenäisyyden tärkeys. Valtakunnassa on tehty jo paljon työtä tuloksellisuuden komponenttien tunnistamiseksi ja tietotarpeet näihin liittyen ovat varsin hyvin tunnistettuja. Tuloksellisuusohjaus on tuottanut vertailutietoa jo vuosia. Uusi maakunnallinen tarkastelutaso mahdollistaa mutta myös haastaa historiatiedon hyödyntämisen. Prioriteettien osalta tulisi varmistua, että perustehtävissä onnistumista kyetään seuraamaan alusta lähtien. Myös tästä näyttää vallitsevan yksimielisyys. Raportissa ehdotettu priorisointi ja kehittämistyön vaiheistus kuulostavat järkevältä etenemistavalta, etenkin kun huomioidaan strategioiden keskeneräisyys. Pienet voitot luovat myös onnistumisen tunnetta, sitouttavat ja motivoivat.

Jatkossa on erityisen mielenkiintoista nähdä, miten maakunnat kykenevät hyödyntämään tietoa omassa päätöksenteossa ja palveluohjauksessa. Ohjausmalli pitäisi rakentaa siten, että tuloksellisuusinformaatio omaa luontevan rooli osana päätöksentekoa. Tätä työtä on tehty omissa hankkeissaan ja keskustelu on pääosin tämän raportin ulkopuolella. On kuitenkin jossain määrin tämänkin raportin kannalta oleellista pohtia tietojohtamisen prosessia ja vastuunjakoja tiedonkäytön osalta. Näin varmistetaan, että tietojohtaminen aidosti integroituu maakuntien johtamisjärjestelmän osaksi. Keskeisiä kysymyksiä ovat mm. millaisia tietojohtamisen rooleja tarvitaan maakunnissa ja millainen tehtäväjako raportoinnin ja analyysin osalta luodaan esim. maakuntien yhteisen tietoalustan ja maakuntakohtaisen tiedonkäytön näkökulmista. Edelleen tämä palautuu osaamis- ja resursointikysymyksiin. Tässä vaiheessa on mielestäni tärkeää, että valtakunnallinen ohjaus on selkeää ja linjakasta. Yhteistä tietopohjaa luotaessa ei tule sallia toteutusten liiallista pirstaloitumista. Vertailtavuuden edistäminen ja osaoptimoinnin välttäminen tulee pitää selkeänä tavoitteena.

Ulkopuolelta katsoen jaan maakuntien huolen tietojohtamiseen liittyvän kehittämistyön integroitumisesta järkeväksi kokonaisuudeksi. Tällä hetkellä on lukuisia teemaan liittyviä hankkeita, jotka ovat enemmän tai vähemmän tietämättömiä toisistaan. Tähän ei toki ole viisastenkiveä olemassa, mutta on varsin aiheellista kysyä kenellä kokonaisuus on hallussa ja mikä on valtakunnallinen visio? Toivo-hanke tuo toivottavasti ohjaukseen selkeyttä. Tämä on myös resurssikysymys sillä tällä hetkellä vähäisiä resursseja kuormitetaan lukuisilla tietopyynnöillä, kyselyillä, selvityksillä, haastatteluilla ja raportointivelvoitteilla. Hyvää tietojohtamista olisi tässäkin asiassa, että tieto kysyttäisiin vain kerran.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s