Millaista tietoa päätöksentekijöille pitäisi tarjota?

 Tiivistelmä  18.1.2017 Auditio 2017 tapahtumassa pitämästäni esityksestä

INTRO

Tämä on helppo kysymys, olen ollut kysymässä tätä kysymystä muodossa tai toisessa jo aika monta kertaa. Aina vastaus on hyvin samansuuntainen – tässä yksi autenttinen esimerkki anonyymiltä julkisjohtajalta jostain päin Suomea:

Selkeät talous-, tilasto- ja tutkimustiedot (esitystapana taulukot, graafit tms., joissa tieto on paketoitu nopeasti hahmotettavaan muotoon yhdelle sivulle).

Kun kerran kaikki tämä on jo tiedossa, niin miksi tätä kysymystä esitetään uudestaan ja uudestaan. Ja miksi minä olen täällä tänään?

Tämä onkin sitten jo hieman vaikeampi kysymys vastattavaksi.

Eli, sen sijaan, että vastaisin suoraan otsikon kysymykseen, yritän ensin ymmärtää miksi sitä minulta jatkuvasti kysytään ja tämän jälkeen selitän teille, miksi minä olen ihan yhtä oikea kuin vääräkin henkilö tähän kysymykseen vastaamaan.

Näinhän kunnon tutkija tekee.

Lopuksi astun tutkijanroolistani ulos ja vastaan otsikossa esitettyyn kysymykseen.

Koska, tällä kertaa kuten todettu, kysymys oli sen verran helppo, että tiedän oikean vastauksen.

MIKSI TÄTÄ MINULTA KYSYTÄÄN?

Ja miksi lähestyn asiaa kierrellen ja kaarrellen. No, ensinnäkin, koska minulta tilattiin puolen tunnin puheenvuoro.

Mutta tätä tärkeämpi syy on se, että tieto-asioiden parissa nyt hieman toistakymmentä vuotta pyörineenä väitän, että tiedolla johtamisen varsinainen ongelma on useimmiten aivan jossain muualla kuin otsikon mukaisessa kysymyksenasettelussa.

Päätöksenteon tueksi tuotetaan valtava määrä tietoa – on tietojärjestelmiä, mittareita sekä erilaisia selvityksiä, raportteja ja arviointeja. Jo tänään ja varsinkin lähitulevaisuudessa kehittynyt analytiikka, robotit ja keinoäly pystyvät tekemään tarjolla olevasta informaatiosta paljon tehokkaammin ja rationaalisemmin päätöksiä kuin kukaan meistä pystyy.

Ne ovat niitä kysymyksiä ja päätöksiä joiden ratkaisemiseen meidän ei kannata omaa kapasiteettiamme käyttää.

Useimmissa minun kohtaamissani tapauksissa tietojohtamisen ongelmat ovat aivan toisaalla. Ongelmana on informaation tulkinta ja eri tulkintojen välillä käytävä keskustelu.

Tai siis se, että tätä keskustelua ei juuri käydä.

Erityisesti julkisella sektorilla on kovin vaikeaa päästä yhteisymmärrykseen siitä 1) mitä olemme tekemässä, 2) miten asioita pitäisi tehdä tai 3) miten arvioimme onnistumista näissä asioissa. Toki erilaiset arvokeskustelut ovat osa julkista päätöksentekoa eikä niistä päästä koskaan eroon.

Mutta on paljon yksinkertaisempiakin tilanteita, joissa tuotettu informaation jää täysin hyödyntämättä.

Keskitymme vänkäämään erilaisten tulkintojen oikeellisuudesta, muodostamme mitä eriskummallisempia klaaneja toimialojen, ammattiryhmien ja yksilöiden välille. Vaikka tiedämme varsin hyvin, että tämä johtaa osa-optimointiin.

Näissä tilanteissa on helpompi soittaa tietojohtaja paikalle. Sysätä vastuu konsultille, käynnistää uusi selvitys tai perustaa työryhmä. Ja jos vaikka sieltä joku viisaus löytyykin, niin tieto voidaan aina kiistää.

Miksi näin?

 MIKSI MINÄ OLEN OIKEA TAI VÄÄRÄ HENKILÖ VASTAAMAAN KYSYMYKSEEN?

Koska monet kuntajohdon tai poliittisten päättäjien käsiin putoavat kysymykset ja ongelmat ovat niin monitulkintaisia, että yhtä oikeaa vastausta ei ole. Tästä esimerkkinä Sitran parin vuoden takainen listaus megatrendeistä.

Meillä Tampereella mittakaava on hieman pienempi, mutta ongelmien monitulkintaisuus säilyy.

Ja koska yhtä vastausta ei ole, olen minä ihan yhtä hyvä ja huono määrittelemään tärkeän tiedon kuin kuka tahansa muukin.

Osaan kuitenkin johdatella teidät kohti itsestään selvää vastausta. Ja samalla kerron mistä tietojohtamisessa tai tiedolla johtamisessa on oikeastaan kyse.

Nyt tarkkana.

MILLAISTA TIETOA TALOUSJOHDOLLE JA PÄÄTÖKSENTEKIJÖILLE PITÄISI TARJOTA?

Johdon tehtävänä on huolehtia, että organisaatio tekee oikeita asioita ja tekee niitä oikein.

Kaikki lähtee tehtävästä ja tavoitteista.

Johto ja päätöksentekijät tarvitsevat tietoa siitä purjehtiiko laiva oikeaan suuntaan ja pysyykö se pinnalla satamaan asti.

Erikokoisten ja eri merillä purjehtivien paattien ohjaaminen edellyttää eritasoista tietoa. Kun tiedämme missä on maali, on mahdollista määritellä mittauskohteet, valita mittarit ja arvioida miten homma toimii.

Tästä alkaa tiedolla johtaminen. Muutetaan strategiaa, jos siihen on tarvetta. Valitaan uusia toimintamalleja, käytäntöjä ja asetetaan uusia tavoitteita. Kuunnellaan asiakkaita, työntekijöitä ja kumppaneita.

Kokonaiskuvan rakentamisessa auttaa esimerkiksi useimmille tuttu 3 tai 4 e:n malli.

Kuten todettu, vastaukset tuskin löytyvät yhdestä poterosta käsin. Tuloksellisuusinformaatiosta, oli se sitten talousraportoinnin tai vaikka asiakaskyselyn tuottamaa, pitää keskustella ja tuloksia analysoida ristiin siten, että muodostuu tilannekuva toiminnan tuloksellisuudesta.

Julkiset päätöksentekijät toimivat monilla rajapinnoilla ja erilaisissa rooleissa. Osa perinteisistä rooleista synnyttää siiloja, luo vastakkainasetteluja ja yhteinen tavoite unohtuu. Onneksi viime aikoina näitä raja-aitoja on alettu enenevässä määrin purkaa. Työtäkin tällä saralla kuitenkin vielä riittää.

Yhteenvetona.

Tiedolla johtaminen on osa jokaisen johtajan asiantuntemusta, sitä on turha mystifioida liikaa. Kyse on siitä, miten erilaiset tietolähteet voivat auttaa johtajaa ja organisaatiota toimimaan paremmin – luomaan asiakasarvoa.

Minun on vaikea uskoa, että tähän kysymykseen löytyy viisaus organisaation ulkopuolelta. Osaaminen ja asiakasymmärrys löytyvät kyllä organisaatiosta, kun kuuntelette tarkkaan.

Tiedolla johtamisen kannalta keskeistä on keskittyä tiedon hyödyntämiseen.

Oikeiden kysymysten löytäminen on monessa tapauksessa tärkeämpää kuin yksittäisten mittareiden hienosäätö.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s