Julkisen palvelujärjestelmän tiedolla johtaminen

Kirjoitus on lyhennelmä ”Julkisen talousjohtamisen informaatio” –kurssilla 27.2.2015 pitämästäni luennosta.

Julkinen palvelujärjestelmä tuottaa valtavan määrän informaatiota. Tiedolla on karkeasti määritellen kahdensuuntaista käyttöä: 1) se kulkee palveluprosessien sisällä enemmän tai vähemmän asiakasta seuraten ja 2) tietoa hyödynnetään vertikaalisesti palvelutuotannon ja palvelujärjestelmän ohjaamiseen. Tuore Sote-tieto hyötykäyttöön strategia kutsuu jälkimmäistä tiedon toissijaiseksi käytöksi.

Itse uskon toissijaisen käytön olevan keskeisessä roolissa etsittäessä tuottavuuden kehittämisen keinoja (kts. kuva). Palveluprosessit on jo monessa paikassa hiottu niin sujuviksi, että niiden viilaamisella ei saavuteta enää suuria tuottavuusparannuksia. Toki kehittämistä tarvitaan aina.

Isommat parannukset syntyvät toisin tekemällä. Tämä taas edellyttää toisin näkemistä; arvonluontiprosessi tulee ajatella uudella tavalla (vrt. Jalonen ja Juntunen, 2010). Tässä tiedolla johtaminen voi nähdäkseni merkittävästi auttaa. Se voi auttaa tietotarpeiden jäsentämisessä, tiedon keräämisessä, jalostamisessa ja käytäntöön viemisessä.

Tuottavuus

Kuva: http://vm.fi/documents/10623/307649/4.4.+toimintaymp%C3%A4rist%C3%B6+muuttuu.pdf/0823bfe3-012f-4a86-b98f-050bf476e990

Laajasti ymmärrettynä tietojohtamisella on kaksijakoinen rooli. Ensinnäkin se tuottaa tietoa päätöksenteon tueksi. Jossain määrin tuoreempi näkökulma on asettaa keskiöön tiedon hyödyntäminen (tiedolla johtaminen). Keskeisiä kysymyksiä ovat: minkä tiedon pohjalta toimimme ja miten? Kuka tekee ja mitä tekee, jotta pääsemme asetettuihin tavoitteisiin?

Tessossa oli hyvä artikkeli ajattelun käytännön soveltamisesta: ”Potkua muutokseen”. Itse otsikoin teeman luennolla otsikolla ”Käppyröistä tekemiseen”.

Päätin luentoni viiden kohdan kehitysagendaan. Teemoja, joiden parissa olen paininut viime vuodet tutkijana ja kehittäjänä. Teemat nousevat toistuvasti esiin myös julkisessa keskustelussa, mutta yritin jotenkin paketoida niitä opiskelijoiden pohdittavaksi.

Ajankohtaisten leikkauslistojen sijaan yritin tunnistaa omasta vinkkelistäni alueita, joiden avulla julkisen sektorin tuottavuuskehitystä voitaisiin paremmin johtaa. Itse tuottavuuskehityshän tapahtuu toiminnassa; johdon tehtävä on tunnistaa oikeat asiat ja osoittaa suunta.

Agenda

Raha- ja reaaliprosessien yhteistyötä ja keskustelua tulee kehittää – tarvitaan keskustelua vallitsevasta taloustilanteesta ja eri toimintavaihtoehtojen taloudellisista vaikutuksista. Johtajien tulee olla kiinnostuneita talousasioista ja omata valmiudet vaikutusten analysointiin. Tieto käytettävissä olevista resursseista, toimintaprosessien tilasta, tuloksista ja saavutetuista vaikutuksista tulee olla yhteisen keskustelun pohjana.

Organisaatioissa tulee määrätietoisesti rakentaa tiedolla johtamisen kulttuuria. Erilaisia näkemyksiä tarvitaan, vaihtoehtoja tulee punnita, mutta lopulliset tavoitteet tulee asettaa nykyistä yksityiskohtaisemmin ja niiden toteutumista tulee seurata järjestelmän kaikilla tasoilla. Yhteisen ymmärryksen rakentaminen edellyttää työtä ja vaati erilaisten tietopohjien välistä keskustelua.

Kurssin edellisellä vierailuluennolla Jarkko Lumio sanoi ”Ostettava/myytävä sitä, mikä on toiminnan tarkoitus”. Yksilön, organisaation ja palveluketju/-järjestelmätason tavoitteiden tulee tukea toisiaan. Onnistumisesta tulee palkita ja sen tavoitteluun kannustaa. Toimijoiden tulee rakentaa yhteistä tarinaa suomalaisesta yhteiskunnasta.

Palvelujärjestelmässä toimijoilla on erilaisia rooleja. Kullakin tasolla tulee keskittyä omaan tehtävään. Toinen tilaa ja toinen tuottaa. Joku maksaa ja joku käyttää palveluita. Johtamisen edellyttämä informaatio eri tasoilla poikkeaa toisestaan. Keskity olennaiseen – tietotulva helpottuu.

Viime kädessä julkisen palvelujärjestelmän tehtävä on toteuttaa sille annettua tehtävää. Onnistumisen määrittelee asiakas. Vaikuttavan palvelun aikaansaaminen edellyttää organisaatioilta tehokkuutta, saumatonta yhteistyötä ja oikeiden asioiden tekemistä (asiakasvaikuttavuus). Tarvitaan monenlaista tietoa ja osaamista, jotta homma toimii.

Julkisen palvelujärjestelmän tiedolla johtaminen on monimutkainen asia. Tietolähteitä on paljon ja aikaisempaa enemmän tulisikin pysähtyä kriittisesti tarkastelemaan millä tiedolla toimintaa ohjataan. Helpommin sanottu kuin tehty. Hokkuspokkus reseptiä tuskin löytyy. Tieto ja sen hyödyntäminen luo kuitenkin edellytykset niin toisin näkemiselle kuin toisin tekemiselle.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s