Tiedonhallinnan perusteet – pöydän tyhjennystä kesän kynnyksellä

Juhannusviikko. Rankka ja työntäyteinen kevät takana. Viime vuonna kirjoitin kesäblogin, jossa puhuin kesästä ja kärpäsistä – suorituskyvystä ja oppimisesta. Hieman samaa teemaa ajattelin pohdiskella nytkin, mutta hieman eri perspektiivistä.

Minulla on todella paha tapa hamstrata kaikenlaista. En malta heittää roskiin, jos vaikka vielä tarvitsen. Töissä tämä näkyy työpöydälleni kertyvänä paperikasana. Lasken paperit ja unohdan ne siihen. Itse olen aika haka löytämään tarvittavat paperit keosta, mutta ymmärrän työtovereiden tuskan.

Tapanani on kuitenkin helpottaa kollegoiden tuskaa tyhjentämällä pöytä kaksi kertaa vuodessa; juhannuksena ja jouluna. Lomille lähtiessä jälkeeni jää suht siisti työpöytä. Itselleni paperiton konttori ei ole vielä tätä päivää.

Tänään oli se päivä. Vietin noin tunnin heittelemällä rankalla kädellä kertyneitä papereita roskiin ja tuholaatikkoon. Elin nostalgisia hetkiä. Pöydältä tein suhteellisen tuoreita löydöksiä. Viime syksyn väitöskutsut ja printit erilaisista meilinvaihdoista osoittautuivat vanhimmiksi dokumentaatioiksi. Pöydästä tuli siisti.

Hyvästä tuloksesta innostuneena nostin katseeni työpöytää ympäröiville hyllyille. Katseeni vangitsi hyllyn reunassa roikkuvat post-it laput, joihin kirjaan projektien nimiä ja projektinumeroita. Helpottaa papereiden löytämistä ja matkalaskujen tekoa, kun numerot löytyvät helposti. Auts.

Tilaaja-tuottaja mallin tietovirrat, sote-ekosysteemi, arvoverkko, Palje, FSTKY, KIBS yms. Kunkin takana vino pino mitä kummallisempia tuotoksia ja tulostuksia. Mukana lukuisia hylättyjä hanke-hakemuksia, mutta myös toteutettuja, päättyneitä ja hyvin onnistuneita hankkeita. Isompia ja pienempiä.

Mieleen palasivat pettymykset, onnistumiset ja moninaiset keskustelut kuhunkin hankkeeseen liittyen. Itselleni kukin projekti, toteutunut tai hylätty, on tarjonnut oppimismahdollisuuden. Jotain on tarttunut hihaan, mutta monella saralla oppiminen on vielä kesken. Hyvästä ideasta huolimatta hankkeiden toteutuminen ei ole pelkästään itsestä kiinni. Vai onko?

Mikä erottaa hyvän ja huonon hankkeen tai hakemuksen? Onko huonoja hakemuksia vai ovatko ne hyviä, koska tarjoavat mahdollisuuden oppia? Suorituskyvyn, tuotosten aikaansaamisen ja akateemisten tavoitteiden saavuttamisen näkökulmasta paljon työtä vaativat hankevalmistelu menevät täysin hukkaan, kun vastauksena on ”valitettavasti tällä kertaa emme rahoita”. Raskasta ja turhauttavaa.

Näitä ”tämä arpa ei voita” -lappuja jaetaan Suomessa paljon, mikä tarkoittaa valtavaa määrää hukkaan heitettyä työtä. Toki toimijat oppivat, mutta oppiiko innovaatiojärjestelmä, jaetaanko kokemuksia ja kumuloituuko osaaminen? Vai aloitammeko aina alusta, keksimme pyörää uudelleen tietämättä toistemme epäonnistumisista ja niiden syistä?

Paljon puhutaan oppivasta organisaatiosta. Olenko minä tai onko innovaatiojärjestelmä aidosti oppiva systeemi?

Ympäri mennään yhteen tullaan. Hyvätkin hakemukset saavat usein tylyn lopun ja pahimmassa tapauksessa ne haudataan tämän jälkeen kokonaan. Parhaimmat jalostuvat ja syntyvät uudelleen, entistä parempina ja vaikuttavampina. Jokaisen tutkijan hyllyltä löytyy varmasti hankkeita, joista joku voi olla juuri se viisastenkivi – ajankohtainen ja kypsä tänään.

Itse olen tunnistanut lukuisia tällä hetkellä tapetilla olevia teemoja, joita tutkittiin samalla innolla 10 vuotta sitten. Ehkä joku minunkin hylätty ideani vielä joskus kantaa hedelmää joku kaunis päivä, kun työstän niitä eteenpäin ja jaksan uskoa, että juuri minun ideani on hyvä. Kukaan muu ei sitä tee puolestani.

Entäpä ne otsikon tiedonhallinnan perusteet? Varmasti kehitit lukiessasi mielikuvan omasta toiminnastasi. Muutos alkaa ajattelusta, ilmiön ymmärtämisestä ja omasta tulkinnasta. Tapoja on monia, yksi sähköistää toinen pinoaa. Ratkaisu on usein henkilökohtainen, se mikä toimii minulla tuskin sopii kaikille. Kokeile ja opi.

Tarinan opetus. Aikaisemmasta oppiminen, tiedon hyödyntäminen ja tätä kautta toiminnan jatkuva kehittäminen ovat tietojohtamisen keskeisiä tavoitteita. Aina ei tarvita täysin uutta, joskus vanhassa vara parempi. Pienellä tuunauksella voi syntyä ihmeitä. Tarkistapa sinäkin hyllysi tai kovalevysi ja pohdi olisiko nyt sen hylätyn idean hetki.

Pistää pohtimaan monenlaista, kun tyhjentää pöytää ja valmistautuu kesän viettoon 🙂 Kohta on kuitenkin aika levätä, unohtaa työkiireet ja reflektoida alkuvuoden tekemisiä. Hyvää kesää kaikille!

P.S. Totuuden nimessä, ihan kaikkea en malttanut heittää roskiin. Löytyi kesäluettavaa.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s