Miten sosiaali- ja terveysalalle rakennetaan tiedonkulun menestystarinoita?

Artikkeli julkaistu alunperin: Premissi (5/2010).

Suomalaisissa yrityksissä tiedolla johtamisen ideaali on vielä kaukainen. Miten saisimme rakennettua tiedonkulun menestystarinoita?

Microsoftin teettämän Rikkinäinen puhelin – tutkimuksen mukaan 60 prosenttia suomalaisista työntekijöistä toivoo työpaikkansa sisäiseltä tiedonkululta enemmän. Tiedonkulun ongelmien koetaan heikentävän työn laatua ja aiheuttavan tyytymättömyyttä. Saman tutkimuksen mukaan vain kolmasosa johtajista on sitä mieltä, että heidän välineensä seurata tietoa ovat kunnossa. Hyvinvointisektori on myös tyytymätön asiakkaan äänen ja toiveiden huomiointiin.

Tiedolla johtamisen ideaali on vielä kaukainen tavoite suomalaisissa yrityksissä, mikäli uskoo edellä kuvattuja tutkimustuloksia. Huonoja tarinoita tiedonkulusta riittää. Tulevaisuuden haasteena onkin se, miten saamme rakennettua tiedonkulun menestystarinoita? Voidaanko työn laatua ja työtyytyväisyyttä kehittää panostamalla tiedonkulkuun? Näin uskoo ainakin tietojohtamiseen keskittyvä tutkimus.

Tietojohtamisen vielä varsin nuori tutkimusala tarkastelee muiden johtamistieteiden tavoin organisaatioiden toimintaan, johtamiseen ja kehittämiseen liittyviä ilmiöitä. Sen tavoitteena on ymmärtää tietoon liittyvien resurssien, prosessien ja teknologioiden roolia organisaation toiminnassa. (Lönnqvist et al., 2007.) Tiedolla johtaminen ja tiedon johtaminen ovat siis tutkimusalueen keskeisiä tutkimushaasteita. Tiedon johtaminen tässä yhteydessä viittaa organisaation oppimiseen ja uusiutumiseen, uuden tiedon luontiin sekä esimerkiksi tiedon varastointiin liittyviin seikkoihin. Tiedolla johtaminen puolestaan nähdään toimintatapoina, joilla kerättyä tietoa jalostetaan ja hyödynnetään organisaation toiminnan kehittämisessä ja päätöksenteon tukena.

Olemassa olevan tiedon hyödyntäminen puutteellista

Tietojärjestelmien rooli on viime vuosina korostunut. Erityisesti terveydenhuollon -organisaation sisäisessä tiedonvälityksessä tietojärjestelmien varaan rakennetuilla potilaskertomuksilla on keskeinen merkitys tiedonkulun kannalta.

Tietojärjestelmät ovat vain pieni osa tiedolla johtamista. Teknisten ratkaisujen ohella yksilöiden asenteet ja osaaminen, yksiköiden toimintatavat ja -kulttuurit sekä erilaiset yhteistyö- ja asiakassuhteet ovat edellytys sille, että tietojärjestelmiä voidaan hyödyntää tehokkaasti. Yhtenä tietojohtamisen perusviestinä voidaankin pitää sitä, että sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan haasteita ei kyetä ratkaisemaan pelkästään teknisillä ratkaisuilla, vaan on mietittävä myös sitä, mitä pitäisi tehdä ja miten.

Tiedolla johtamista kehitettäessä tulisikin tarkastella organisaation tietoprosesseja laajasti. Tietojärjestelmien potentiaali jää hyödyntämättä, jos toimintatavat ja -mallit eivät kykene hyödyntämään niiden tarjoamia mahdollisuuksia. Monissa tutkimuksissa on noussut esiin, että sosiaali- ja terveydenhuollossa kyllä ymmärretään varsin hyvin tiedon merkitys, mutta olemassa olevaa tietoa hyödynnetään puutteellisesti.

Tiedolla johtaminen edellyttää, että tarjolla olevan tiedon olemassaolo tiedostetaan ja että se on tarvittaessa löydettävissä ja hyödynnettävissä organisaation tai jopa palvelujärjestelmän laajuisesti. Tällä hetkellä suuri osa sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottamasta informaatiosta jää hyödyntämättä, erityisesti johtamisessa. Erilaisia mittareita ja mittausinformaatiota tuottavia käytäntöjä, kuten vuosittaiset henkilöstö- ja asiakaskyselyt, on käytössä paljon. Informaatiota ei kuitenkaan osata tarpeeksi hyödyntää. Samoin volyymitiedot erilaisten palveluiden tuotannosta, esimerkiksi kapasiteetin käyttöön liittyen, tarjoavat arvokkaita faktoja toiminnan kehittämiseen.

Yleisimpiä selityksiä tiedolla johtamisen puutteelle ovat kiire, tiedon hajanaisuus ja erilaiset tietojärjestelmiin liittyvät ongelmat. Nämä ovat kuitenkin useimmiten seurausta puutteellisesta tiedolla johtamisesta kuin kunnon selityksiä sille, että tietoa ei hyödynnetä.

Tiedolla johtaminen osa jokaisen työntekijän arkea

Organisaatioiden tulisi rakentaa sellaista tiedolla johtamisen kulttuuria, että jokainen työntekijä aktiivisesti kehittäisi omaa tekemistään tarjolla olevaa tietoa hyödyntäen.

Terveydenhuollon henkilöstön arkipäivässä tiedolla johtamisessa on kyse toimintamalleista, joissa diagnoosien ja hoitotoimenpiteiden tulisi perustua tieteellisesti todennettuihin faktoihin. Sosiaalityöntekijän puolestaan tulee löytää esimerkiksi vanhukselle juuri hänen tarpeitaan vastaava tuki- tai asumismuoto.

Esimiestyössä kyse on hyvin erilaisesta tiedolla johtamisen näkökulmasta. Täysin oikeita vastauksia kun ei välttämättä ole olemassa. Tässä tapauksessa tiedolla johtaminen viittaa organisaation ohjaamiseen ja suorituskyvyn parantamiseen erilaisten mittareiden, analyysien, prosessien ja järjestelmien tuottaman informaation avulla. Luonnollisesti myös yksilöiden osaamisella ja aikaisemmalla kokemuksella on keskeinen merkitys informaation ymmärtämisessä ja soveltamisessa.

Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluketjuissa välitetään monenlaista tietoa liittyen esimerkiksi asiakkaiden terveydentilaan, käytettävissä oleviin resursseihin tai taloudellisiin tekijöihin kuten laskutukseen. Johtamisen näkökulmasta palvelujärjestelmän tietovirrat ovat kuitenkin vielä paljon monimuotoisempia ja vaikeammin hallittavia. Tietovirrat ovat linkki, joiden avulla opitaan uutta, jaetaan kokemuksia ja kehitetään niin yksilöiden kuin organisaatioidenkin osaamista. Toisaalta ne ovat useassa tapauksessa myös ilmentymä sille osaamiselle ja tietotaidolle, jota sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntijat hyödyntävät neuvoessaan asiakkaitaan. Operatiivisen tiedon lisäksi sosiaali- ja terveyspalveluiden johtajan tulee hallita valtavat määrät muutakin tietoa. Esimerkiksi valtionhallinnon eri toimijat, kuntasektori sekä erilaiset asiantuntija-, tutkimus- ja edunvalvontatahot tuottavat jatkuvasti uutta tietoa, jonka tarkoituksena on tukea ja kehittää palvelujärjestelmän toimintaa. Yksin ei ole mahdollista omaksua ja jäsentää kaikkea tietoa, eikä se ole tarpeenkaan.

Tehokas tiedolla johtaminen edellyttää, että keskeiset tietoa tuottavat tahot kartoitetaan, niiden tuottaman tiedon merkitys analysoidaan sekä jaetaan vastuu tiedon seurannassa, keruussa ja analysoinnissa. Yksi pohtimisen arvoinen kysymys on se, millä tiedolla halutaan johtaa. Tiedolla johtamisen ei tulisi tarkoittaa loputonta tiedon keräämistä, vaan tärkeäksi koetun tiedon systemaattista analysointia ja hyödyntämistä. Käytännössä kyse on siis tiedon priorisoinnista. Mitkä ovat ne mittarit, raportit tai muut tietolähteet, jotka ovat keskeisimpiä juuri sinulle ja organisaatiollesi?

Johtajan rooli tiedolla johtamisen kulttuuria ja käytäntöjä rakennettaessa on tärkeä, mutta jokaisen työntekijän olisi syytä pohtia sitä, minkä tiedon varassa toimii ja miten omalta osaltaan voisi kehittää sekä omaa että toimintayksikkönsä toimintaa. Jokainen työntekijä voi omalta osaltaan vaikuttaa siihen, miten tieto organisaatiossa kulkee. Jokainen voi olla luomassa tiedolla johtamisen kulttuuria ja tätä kautta sellaisia mahdollistavia tietorakenteita, joiden varaan voidaan rakentaa tehokkaita ja laadukkaita hyvinvointipalveluita.

Tiedolla johtamisen kulttuuria tulee rakentaa määrätietoisesti

Tiedolla johtaminen mielletään helposti byrokraattiseksi toimintatavaksi, jossa vain esimiehillä on tieto organisaation tilasta. Sosiaali- ja terveyspalvelut ovat asiantuntijaorganisaatioita, joissa asiakastyössä toimivilla on usein paras tietämys asiakkaiden tarpeista ja toimivista käytännöistä. Raporttien ja mittareiden seurannan ohella tärkeä osa tiedolla johtamista onkin asiantuntijoiden näkemysten kuuntelu. Tämä vaatii johtajalta avoimuutta ja jatkuvaa vuorovaikutusta henkilöstön kanssa. Tiedolla johtaminen edellyttää siis organisaatiokulttuurilta paljon – vain kannustava ilmapiiri sitouttaa henkilöstön ottamaan vastuun omasta tekemisestään ja saa yksilöt kantamaan kortensa kekoon yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Tiedolla johtamisen kulttuuria rakentaessaan organisaation on hyvä järjestää erilaisia foorumeita, joissa työntekijät voivat jakaa tietoa. Nämä foorumit voivat hyödyntää tarjolla olevaa tietoteknologiaa tai ne voivat perustua perinteisempään kasvokkain tapahtuvaan vuorovaikutukseen. Erilainen informaatio edellyttää erilaisia tiedonjaon käytäntöjä ja kanavia. Esimerkiksi tilastojen tai raporttien jakelu onnistuu hyvin sähköisten kanavien välityksellä, mutta joissain tilanteissa on välttämätöntä kyetä tukemaan viestin välitystä ilmein tai elein ja näin korostaa viestin merkitystä ”henkilökohtaisella otteella”. Nämä tilanteet edellyttävät toisenlaisia rakenteita. Tällaisia voivat olla esimerkiksi johtoryhmät, vastuualueiden sisäiset kokoukset tai jopa eri vastuualueiden yhteiset palaverit, jotka on todettu varsin hyväksi tavaksi rikkoa perinteisiä organisaatio- ja hallintorajoja ja edistää asiantuntijoiden välistä tiedonkulkua.

Palvelujärjestelmän tieto hyötykäyttöön

Sisäisen tiedonjaon ohella on keskeistä hyödyntää tehokkaasti myös ulkoista tietoa. Kokonaisuutta hallittaessa tietovirtojen luokittelu on hyvä ja käytännöllinen keino. Luokittelua voidaan tehdä monella eri tavalla, esimerkiksi lähteen, kohderyhmän tai sisällön mukaan. Organisaation ulkopuolisesta informaatio-ohjauksesta on helposti tunnistettavissa esimerkiksi lääketieteen, hoitotieteen tai hallinnon asiantuntijoille suunnattu tieto. Vastaavalla tavalla tietovirtoja voidaan erotella niiden tärkeyden mukaan, toiset vaativat välitöntä reagointia kun taas toiset ovat tiedotusluonteisia eivätkä vaadi suoria toimenpiteitä. Luokittelu toimii hyvänä lähtökohtana esimerkiksi vastuunjaolle. Pienempiä kokonaisuuksia on helpompi hallita ja johtaja voi näin helpommin määrätä tietyn tietolähteen jonkun henkilön seurattavaksi.

Matkalla kohti parempaa tiedolla johtamista on keskeistä pohtia myös sitä, millaisten tietovirtojen avulla organisaatio voi vaikuttaa ulkoisiin sidosryhmiin ja näin laajemman palvelujärjestelmän toimintaan. Yksi hyvä esimerkki palvelun laatua ja avoimuutta parantavista ulospäin suuntautuvista tietovirroista ovat jonotiedot, jotka nykyään löytyvät lähes jokaisen terveydenhuollon organisaation internet-sivuilta. Ulkoisten tietovirtojen suhteen on varmasti edelleen kehitettävää. Tiedon avoin jakaminen niin asiakkaiden kuin järjestelmän muidenkin toimijoiden suuntaan kaipaa vielä uusia innovaatioita, jotka edistävät järjestelmän tuottavuutta. Toki on huomattavaa, että myös asiakkaat voisivat ottaa aktiivisemman roolin ja auttaa palvelujärjestelmän kehittymistä.

Tiedolla johtamisen haasteet eivät rajoitu yksittäiseen työntekijään tai organisaatioon. Kyetäkseen toimimaan yhä kilpailullisemmaksi muuttuvassa toimintaympäristössä myös sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioilta edellytetään dynaamisuutta – kykyä sopeutua alati muuttuvaan kilpailutilanteeseen, asiakkaiden kasvaviin tarpeisiin ja odotuksiin sekä supistuvien resurssien asettamiin vaateisiin. Kehitettäessä tuottavuutta, palveluiden integraatiota tai palveluketjujen saumattomuutta yhtenä avaintekijänä ovat toimijoiden yhteistyö ja niiden välinen saumaton tiedonkulku. Yksittäisten organisaatioiden tuottavuus on tärkeä tekijä, mutta asiakkaan näkökulmasta yhä keskeisempään rooliin nousee toimijoiden kyky toimia yhdessä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Koko palvelujärjestelmän suorituskyky ja toimijoiden yhteispeli ovat asiakkaan näkökulmasta avainasemassa.

Lähteet

Lönnqvist, A., Blomqvist, K., Hannula, M., Kianto, A., Kärkkäinen, H., Maula, M. ja Ståhle, P. 2007. Tietojohtaminen tutkimusalueena. Pilot-Kustannus.Oy.

Advertisements

One comment

  1. […] Seuraava vuonna 2010 lähestyimme aika pitkälle samalla toki hieman jalostuneella idealla Työsuojelurahastoa. Konsortio pysyi samana, mutta hankkeen sisältö ja otsikko täsmentyivät. Hankkeen otsikoksi muotoutui: ”Hyvinvointipalvelujärjestelmän tuottavuuden kehittäminen – sujuvilla tietovirroilla laatua, tehoa ja palveluinnovaatioita asiakkaiden eduksi”. Teemasta kirjoittelin itse Premississä. […]

    Like

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s